Инсайт Экспертс разработка программного обеспечения
Вы здесь: Главная > Продукты > Ассистент: Опт > Описание
Ассистент

Описание программы

Основными объектами программы «Ассистент: Опт», с которыми работает пользователь, являются справочники (с классификаторами), документы и отчёты. Они и будут кратко рассмотрены в этом разделе. За более подробной информацией Вы можете обратиться к документации по программе.

Справочники

Справочники — это вспомогательные таблицы (списки) данных, предназначенные для облегчения и унифицирования ведения учёта в программе. Справочники активно используются при заполнении документов, задании параметров отчётов и т. д. Основная функция справочников — исключение неоднозначного ввода информации, что особенно важно при работе нескольких пользователей. Применение справочников освобождает от необходимости все время хранить множество данных в памяти: атрибуты, названия, величины и т. п. Вся эта информация заносится в справочник только один раз, а затем используется всеми пользователями.

В основной конфигурации программы «Ассистент» представлены следующие справочники:

  • Товары и услуги.
    Один из основных и наиболее важных справочников, содержит всю номенклатуру товаров (услуг), с которой работает фирма.
    Вид справочника
  • Прайс-листы.
    Справочник содержит список прайс-листов фирмы. Прайс-лист представляет собой список цен на товары, причем в прайс-лист может быть включен как весь ассортимент товаров, так и некоторая его часть. Фирма может оперировать разными прайс-листами при совершении торговых операций с разными контрагентами. В программе представлен широкий диапазон операций, которые можно осуществлять с прайс-листами: суммирование, вычитание, умножение прайс-листов. Наиболее часто используемая возможность — это домножение прайс-листа на выбранный коэффициент, что фактически означает произведение мгновенной наценки на товар (или уценки товара).
    Вид прайс-листа
  • Предприятия.
    Справочник содержит список собственных предприятий. Под собственным предприятием понимается составная часть компании, в рамках которой ведется учёт. Разделение фирмы на собственные предприятия производится исключительно в целях получения наиболее удобной и детальной отчётности и может быть логическим (например, собственные предприятия — торговые агенты), физическим (например, собственные предприятия — территориально удаленные филиалы) и любым другим.
    Вид справочника
  • Подразделения.
    Справочник содержит список подразделений. Под подразделением понимается необязательный признак собственного предприятия, то есть собственные предприятия могут быть сгруппированы в подразделения.
  • Склады.
    Справочник содержит список складов фирмы. Этот справочник является также (наравне со справочником товаров) одним из основных, поскольку любой товар должен быть привязан к некоторому складу. Таким образом, всегда можно узнать, на каких складах хранится определенный товар. Каждое собственное предприятие может хранить товар на любом из складов или на нескольких. На каждом складе может храниться товар любого количества собственных предприятий.
  • Кассы.
    Справочник содержит список касс предприятия. Кассы предназначены для хранения наличных денежных средств собственных предприятий. Аналогично складам, каждое собственное предприятие может иметь одну или несколько касс для хранения и произведения операций с наличными деньгами. В каждой кассе могут храниться денежные средства любого количества собственных предприятий.
  • Банковские реквизиты.
    Справочники содержат банковские реквизиты фирмы, на которых хранятся безналичные денежные средства. Каждое собственное предприятие может иметь несколько расчетных счетов. Некоторые расчетные счета могут быть объявлены общими для всех собственных предприятий.
    Вид справочника
  • Сотрудники (материально ответственные лица).
    Справочник содержит список сотрудников, ответственных за хозяйственные операции: кладовщиков, кассиров, продавцов, менеджеров и т. д.
  • Контрагенты.
    Справочник содержит список фирм (поставщиков, покупателей и др.), с которыми проводятся товарно-денежные операции.
    Вид справочника
  • Банковские реквизиты контрагентов.
    Справочники содержат банковские реквизиты контрагентов, на которых хранятся безналичные денежные средства.
  • Торговые точки.
    Справочник содержит список торговых точек, в которые ведется продажа товаров. Каждая торговая точка относится к какому-либо контрагенту. Контрагент может иметь любое количество торговых точек.
  • Типы торговых точек.
    Справочник содержит возможные типы торговых точек, например, «Магазин», «Супермаркет», «Киоск» и т. д.
  • Метки.
    Справочник содержит список меток. Под меткой понимается некоторый необязательный параметр, позволяющий выделить объект (элемент справочника, документ), отнести его к какой-либо группе.
  • Единицы измерения.
    Справочник содержит список единиц измерений товарных позиций (например, упаковки, штуки, пачки и т. д.).
  • Географические справочники
    (Страны, Города, Улицы).
  • Системные справочники
    (Пользователи, Реплицируемые узлы, Печатные формы).

Наиболее объемные справочники (такие как «Товары и услуги», «Контрагенты», «Предприятия», «Пользователи») снабжены классификатором. Классификатор имеет древовидную структуру и позволяет просматривать данные справочника в иерархическом виде.

Документы

Документы предназначены для хранения в специальной форме информации о событиях, происходящих на предприятии и имеющих экономический смысл. Документ можно вызвать как из реестра документов (списка всех документов), так и из групп документов определенного типа (накладные на отпуск, договора на покупку и т. д.). Каждый документ имеет по крайней мере одну печатную форму. По роли в программе документы могут быть условно поделены на следующие группы:

  • Первичные документы, отражающие факт свершения хозяйственных операций: накладные, кассовые ордера и т. д. При помощи них могут отражаться, например, платежи с расчетного счета, операции по кассе, движения товаров по складам.
  • Вторичные документы: счет-фактуры.
  • Обобщающие документы: договора, заявки и акты инвентаризации.

Последняя группа документов играет в концепции программы очень важную роль. Основной функцией договоров (заявок и актов инвентаризации) является обобщающая функция, то есть они собирают «под собой» документы, создаваемые в ходе хозяйственных операций. Например, договор на продажу чаще всего содержит «под собой» такие документы, как накладная на отпуск (отражает отгрузку товара), приходный кассовый ордер (отражает совершение оплаты), акт возврата покупателем (отражает возврат товара) и исходящая счет-фактура (отражает выставление счета покупателю).

Помимо логического связывания документов, использование договоров делает работу по заполнению документов более быстрой и комфортной. После заполнения полей в договоре (контрагент, склад, состав товара и прочие атрибуты), поля документов, создаваемых под договором, будут заполнены автоматически теми же данными (контрагент, склад, состав товара, сумма и т. д.). Функция автозаполнения документов повышает скорость работы, уменьшает количество возможных ошибок и позволяет совершать так называемые «быстрые операции» (подробнее в документации по программе).

Отчёты

Отчёты — это аналитические документы, используемые для обобщения и анализа результатов торговых операций, произведенных фирмой.

Тогда как справочники выполняют вспомогательную роль в программе, а документы позволяют фиксировать хозяйственную деятельность предприятия, отчёты дают возможность анализа этой деятельности различными способами. Отчёты могут быть использованы в работе менеджеров и руководящего состава предприятия для обзора состояния дел фирмы (и отдельных ее подразделений) и принятия управленческих решений.

В программе представлено большое количество типовых отчётов, краткое описание которых дано ниже.

  • Оборотная ведомость по товарам представляет собой один из наиболее мощных и часто используемых отчётов, чему есть несколько причин. Во-первых, львиная доля информации, которая необходима для анализа деятельности фирме, занимающейся торговлей (или предоставлением услуг) — это информация именно по товарам (услугам). Во-вторых, это единственная из ведомостей, которая позволяет провести детализацию по товарам.
  • Оборотная ведомость по предприятиям позволяет отследить движение денежных средств собственного предприятия за определенный период времени.
  • Оборотная ведомость по контрагентам позволяет получить информацию о денежных оборотах с контрагентами за определенный период времени.
  • Оборотная ведомость по складам позволяет получить информацию об оборотах каждого склада фирмы (в денежном эквиваленте) за определенный период времени.
  • Оборотная ведомость по кассам и банковским счетам позволяет получить информацию о движении денежных средств через кассы и банковские счета предприятия.
  • Оборотная ведомость по сотрудникам позволяет получить информацию об оборотах денежных средств, «прошедших» через данного сотрудника. То есть для каждого сотрудника учитываются при подсчете оборотов только те документы, в которых он выступает как материально ответственное лицо (кладовщик в накладной, кассир в ордере и пр.).
  • Остатки товаров на складе позволяет получить информацию о количестве товара на складе на определенный момент времени (в виде простого списка или отчёта).
  • Торговый баланс позволяет получить информацию о продажах товаров за определенный период времени и о прибыли, полученной при продаже конкретного товара.
  • Анализ продаж
  • Продажи по неделям

Процесс работы с отчётом в программе состоит из нескольких этапов:

Помимо большого количества стандартных отчётов, в программе есть встроенный «дизайнер отчётов», позволяющий пользователю редактировать существующие и создавать новые отчёты.

Наверх